Cách chia sẻ và nhúng bảng tính Excel online lên website

Hãy theo bước thời đại với việc lưu trữ đám mây ngày càng trở nên phổ biến. Siêu Marketing giới thiệu công nghệ mới giúp chia sẻ dữ liệu Excel trên mạng dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết.

Kể từ khi Excel Online trở nên phổ biến, việc chuyển mã HTML phức tạp để đưa bảng tính lên web không còn là nhu cầu thiết yếu. Bạn chỉ cần lưu trữ bảng tính của mình trực tuyến, sau đó có thể truy cập ở mọi nơi, chia sẻ với các thành viên khác và cùng làm việc trên cùng một tài liệu. Excel Online còn cho phép bạn nhúng bảng tính vào trang web hoặc blog, giúp người đọc tương tác và tra cứu thông tin dễ dàng.

Xem thêm: cẩm nang chỉnh sửa file PDF với Microsoft Word

Quy trình đưa bảng tính Excel 2013 lên online

Với những ai chưa quen với đám mây hay Excel Online, bước khởi đầu tốt nhất là chia sẻ bảng tính hiện tại qua giao diện Excel quen thuộc.

Bảng tính Excel online đều được lưu trên dịch vụ OneDrive (trước kia gọi là SkyDrive). Với việc lưu trữ này giờ đây đã được hòa nhập vào Microsoft Excel, việc truy cập trở nên thuận tiện hơn. Hơn nữa, người bạn muốn chia sẻ không cần phải có tài khoản Microsoft để xem hay chỉnh sửa tệp Excel mà bạn đã chia sẻ.

Để bắt đầu, bạn nên tạo tài khoản OneDrive nếu chưa có. Quá trình đăng ký đơn giản, không mất phí, và cũng cần thiết vì hầu như mọi ứng dụng Office 2013 và 2016 đều tích hợp với OneDrive. Sau khi bạn đăng nhập vào tài khoản, hãy làm theo các bước sau đây.

1. Đăng nhập tài khoản Microsoft của bạn

Hãy đảm bảo việc đăng nhập vào tài khoản Microsoft đã được thực hiện. Trong Excel, quan sát góc trên cùng bên phải màn hình. Nếu bạn thấy hình ảnh hoặc tên mình, bạn có thể bỏ qua bước này. Trường hợp chưa đăng nhập, hãy bấm vào liên kết Sign in.

Đăng nhập vào tài khoản Microsoft ngay trong Excel.

Excel sẽ hỏi bạn có chấp nhận cho Office kết nối mạng hay không. Chọn yes và điền thông tin tài khoản Windows Live của mình.

2. Lưu trữ bảng tính Excel của bạn trên đám mây

Trước hết, hãy kiểm tra lại bảng tính mà bạn mong muốn chia sẻ. Ở ví dụ này, tôi có một Danh sách quà tặng ngày lễ để mọi người trong gia đình và bạn bè có thể cùng nhau xem và góp ý.

Bảng tính được tạo trong Excel 2013 desktop để chia sẻ online.

Tại bảng tính mở, vào tab FIle, chọn Share ở thanh bên trái và nhấp vào Save To Cloud trong cửa sổ bên phải.
Đi đến tab File và chọn Share > Save To Cloud.

Sau đó, bạn sẽ chọn nơi lưu trong đám mây cho file Excel. OneDrive sẽ hiển thị đầu tiên như một tuỳ chọn mặc định, và bạn cần chọn đúng thư mục bằng cách nhìn vào khung bên trái.

Lưu ý: Nếu không thấy tùy chọn OneDrive, bạn có thể chưa có tài khoản hoặc chưa đăng nhập vào OneDrive.

Một Gift Planner folder đã được tôi tạo và bạn sẽ thấy nó được liệt kê trong phần Recent Folders. Để chọn một folder khác, hãy bấm vào Browse ở dưới cùng của phần Recent Folders hoặc tạo một folder mới bằng cách chuột phải và chọn New> Folder tại bất kỳ khu vực nào ở phần bên phải của cửa sổ Save As. Sau khi đã chọn được folder mong muốn, hãy nhấp vào Save.

3. Chia sẻ bảng tính đã lưu của bạn

Sau khi bảng tính Excel của bạn được lưu trên mạng, bạn có khả năng xem nó trên One Drive. Để chia sẻ nó với những người khác, chỉ cần thực hiện thêm một bước nữa bằng cách chọn một trong những lựa chọn sau ở Excel 2013 và 2016:

(1)Invite People (mặc định). Chỉ việc điền email người bạn muốn mời xem bảng tính Excel. Excel sẽ tự động ghép nối thông tin bạn nhập với liên hệ có sẵn và gợi ý một danh sách để chọn. Để thêm nhiều email, hãy sử dụng dấu chấm phẩy để ngăn cách. Bạn cũng có thể dùng nút Search Address Book để tìm kiếm liên hệ trong sổ địa chỉ online của mình.

Quyền xem hoặc chỉnh sửa cho các địa chỉ liên lạc này có thể được thiết lập bằng việc chọn tùy chọn phù hợp từ danh sách bên phải. Nếu bạn thêm nhiều người, mỗi người sẽ nhận đúng quyền đã đặt, nhưng bạn vẫn có thể điều chỉnh riêng lẻ sau đó.

Một lời nhắn cá nhân cũng có thể được thêm vào lời mời. Nếu không điền gì, Excel sẽ tự động thêm lời mời chung.

Ngoài ra, bạn có thể chọn để yêu cầu người nhận đăng nhập vào tài khoản Windows Live của họ để xem bảng tính trực tuyến. Điều này không phải lúc nào cũng cần thiết, nhưng tùy thuộc vào bạn.

Khi mọi thiết lập hoàn tất, bấm vào Share. Mỗi liên hệ sẽ nhận được email với link dẫn đến tập tin đã chia sẻ. Họ cần click vào để mở bảng tính Excel online trên OneDrive.

Trước khi bấm vào Share, Excel sẽ tự hiển thị danh sách email người nhận đã chọn. Để loại bỏ hoặc chỉnh sửa quyền cho bất kỳ ai, chỉ cần chuột phải lên tên đó và chọn tùy chọn phù hợp từ menu ngữ cảnh.

(2)Sharing Link là cách đơn giản giúp bạn gửi bảng tính trực tuyến đến mọi người nhanh chóng thông qua một link. Chỉ cần lựa chọn Get a Sharing Link từ cột bên trái và sau đó chọn View Link hoặc Edit Link từ cột bên phải.

(3)Post to Social Networks (đăng trên mạng xã hội). Không cần giải thích nhiều về lựa chọn này, nhưng mình vẫn có vài góp ý. Nếu bạn đã chọn chức năng này nhưng không thấy các mạng xã hội xuất hiệnTrong khung bên phải, hãy chọn Connect social networks để liên kết các mạng xã hội như Facebook, Twitter, Google, LinkedIn cùng nhiều tài khoản khác.

(4)Email. Để gửi bảng tính Excel dưới hình thức file đính kèm như file Excel thông thường, PDF hoặc XPS hoặc tờ fax internet, chọn Email ở cột bên trái và chọn lựa chọn bạn muốn ở cột bên phải.

Lời khuyên: Nếu bạn muốn hạn chế phạm vi mà người dùng khác có thể thấy trong bảng tính Excel, hãy truy cập File> Info và click vào Browser View Options. Bạn có thể lựa chọn những trang hay mục đã đặt tên mà bạn muốn được hiển thị online.

Việc cần làm đã hoàn tất! Bảng tính Excel của bạn giờ đây đã có trên mạng và bạn đã chia sẻ nó với những người bạn chọn. Điều này cũng giúp bạn dễ dàng truy cập vào bảng tính từ mọi nơi, dù bạn có ở văn phòng, ở nhà hay trong chuyến đi.

Làm việc với bảng tính trên Excel Online

Chắc chắn bạn sẽ không gặp bất kì trở ngại nào khi sử dụng Excel Online nếu bạn đã thông thạo việc sử dụng lưu trữ đám mây.

Cách tạo một bảng tính mới trên Excel Online

Bạn có thể tạo bảng tính mới bằng cách click vào mũi tên nhỏ bên cạnh Create và chọn Excel workbook trong danh sách.

Creating a workbook in Excel Online

Đổi tên cho bảng tính online bằng cách click vào tên file mặc định và nhập tên mới mong muốn.

Renaming a workbook in Excel Online

Tải lên bảng tính đã tồn tại lên Excel Online thông qua việc nhấn vào nút Upload trên thanh công cụ OneDrive và chọn file từ máy tính của bạn.

Uploading an existing workbook to Excel Online

Cách chỉnh sửa bảng tính trên Excel Online

Sau khi mở bảng tính trên Excel Online, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu, sử dụng công cụ sắp xếp và lọc, áp dụng công thức tính toán cũng như trình bày dữ liệu qua các biểu đồ một cách dễ dàng giống như trên phiên bản Excel truyền thống. Excel Online không yêu cầu bạn nhấp vào nút Save bởi vì nó sẽ tự động lưu các thay đổi. Bạn có thể dùng các phím Ctrl + Z và Ctrl + Y để hoàn tác hoặc làm lại thay đổi, hoặc sử dụng các nút Undo / Redo tại Home Tab > Undo group.

Khi không thể chỉnh sửa dữ liệu, có thể bạn đang ở chế độ xem. Để chuyển sang chế độ chỉnh sửa, click Edit Workbook> Edit in Excel Web App để tiến hành sửa đổi tức thì ngay trong trình duyệt. Để sử dụng các tính năng phân tích dữ liệu cao cấp hơn hoặc kết nối với các nguồn dữ liệu ngoại vi, hãy chọn Edit in Excel để chuyển đến phiên bản đầy đủ của Excel trên máy tính.

Để chuyển sang chế độ chỉnh sửa, nhấp vào Sửa Sổ làm việc > Sửa trong Excel Web App.

Bất kỳ khi nào bạn thực hiện việc lưu một bảng tính trên Excel, nó sẽ tự động được lưu trữ tại vị trí ban đầu, nghĩa là trên OneDrive của bạn.

Lời khuyên: Để chỉnh sửa nhiều bảng tính một cách nhanh chóng, bạn chỉ cần mở danh sách file trên OneDrive, tìm đến bảng tính cần thiết, kích chuột phải và chọn hành động mong muốn.

Để sửa đổi nhiều sổ làm việc, mở danh sách tệp trên OneDrive của bạn, nhấp chuột phải vào sổ làm việc cần thiết và chọn hành động từ menu ngữ cảnh.

Phương thức chia sẻ bảng tính Excel trực tuyến cho người khác

Trên trang web, để chia sẻ bảng tính Excel, bạn nhấn Chia sẻ > Chia sẻ với Người khác và chọn một trong hai phương án dưới đây:

  • Mời Người dùng và điền địa chỉ email của những người bạn muốn cùng chia sẻ bảng tính, hoặc
  • Tạo đường dẫn để sao chép và dán vào email, website hay trang mạng xã hội

Chia sẻ bảng tính Excel Online với người dùng khác

Bạn có thể lựa chọn việc cho phép người khác xem hoặc chỉnh sửa liên hệ của mình.

Lựa chọn giữa quyền xem hoặc chỉnh sửa cho liên hệ của bạn.

Khi có nhiều người cùng chỉnh sửa một bảng tính, Excel Online sẽ thể hiện rõ ai đang thực hiện và cập nhật các thay đổi ngay lập tức, miễn là họ đang sử dụng Excel Online chứ không phải phiên bản Excel trên máy tính. Nhấn vào một mũi tên nhỏ ở phần góc trên cùng bên phải của bảng tính sẽ cho bạn biết được ô cụ thể nào đang được chỉnh sửa tại thời điểm đó.

Excel Online cho biết ai đang chỉnh sửa sổ làm việc cùng những thay đổi được thực hiện.

Hướng dẫn khóa các ô cụ thể để chỉnh sửa trong bảng tính dùng chung

Nếu bạn đang chia sẻ một bảng tính với nhiều người trực tuyến, bạn có khả năng hạn chế quyền chỉnh sửa của các thành viên khác tới những ô, hàng hoặc cột cụ thể trên tài liệu Excel trên OneDrive. Để làm được điều này, chọn phạm vi ô cho phép chỉnh sửa bằng cách truy cập vào tab Review, sau đó nhấn vào “Allow Users to Edit Ranges” trong nhóm Changes.

2. Trong hộp thoại Allow Users to Edit Ranges, bạn nhấp vào nút Mới để xác định phạm vi cần thiết và sau đó nhấp vào Protect Sheet. Nếu bạn muốn tạo nhiều dãy cho phép chỉnh sửa, bạn chỉ việc nhấp vào nút Mới … thêm một lần nữa.

Protect the worksheet before uploading it to OneDrive

3. Tải lên OneDrive sau khi nhập mật khẩu bảo vệ hai lần cho bảng tính

Để nhúng bảng tính Excel vào website hoặc blog của bạn qua Excel Web App, bạn cần thực hiện theo 3 bước sau:

1. Mở bảng tính trong Excel Online, chọn Share > Embed, rồi bấm nút Generate.
2. Bạn sẽ xác định cách hiển thị bảng tính của mình trên web. Các lựa chọn bao gồm:

  • Mục What to show, nơi bạn có thể chọn nhúng cả bảng tính hoặc chỉ một phần của nó như một dãy ô hoặc table.
  • Appearance, cho phép bạn tuỳ chỉnh hiển thị của bảng tính trên web, có thể hiện hoặc ẩn các dòng lưới, tiêu đề cột, hay thêm liên kết download.
  • Interaction. Tùy chọn này quyết định người dùng có được phép tương tác với bảng tính hay không, bao gồm sắp xếp, lọc và nhập vào các ô. Cần lưu ý rằng, nếu cho phép người khác nhập liệu, những thay đổi họ thực hiện sẽ không được lưu lại trên bảng tính gốc. Để chọn một ô mặc định khi trang web tải, hãy đánh dấu vào ” Always start with this cell selected” và chọn ô bạn muốn hiển thị trong bản xem trước.
  • Kích thước. Đặt chiều rộng và chiều cao cho trình xem bảng tính theo pixel. Để xem trước kích thước này trên web, nhấp vào liên kết ” View actual size” phía trên bản xem trước. Lưu ý rằng kích thước tối thiểu là 200×100 pixel và tối đa là 640×655 pixel. Để sử dụng một kích thước không thuộc phạm vi này, bạn cần chỉnh sửa mã thông qua trình chỉnh sửa HTML hoặc trực tiếp trên website hoặc blog của bạn.

3. Cuối cùng, chỉ cần nhấn vào Copy để sao chép mã Embed code và paste nó vào blog hay trang web của bạn.

Lưu ý: Mã nhúng sử dụng thẻ iframe, vậy nên trang web của bạn cần có hỗ trợ iframe và trình chỉnh sửa blog phải cho phép đăng nội dung với iframe.

 

 

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop