Cách cập nhật tự động dữ liệu qua Spin Button

Sử dụng Spin Button để cập nhật dữ liệu trên bảng tính như sau:

Trong bảng dữ liệu dưới đây, ta sẽ dùng Spin Button để điều chỉnh thông tin của Phiếu Xuất kho theo từng số phiếu được hiển thị trong bảng kê

Dưới đây là các bước cần thực hiện:

Khởi tạo công cụ Spin Button

“Nút bấm Up & Down” hoặc Spin Button giúp tăng hoặc giảm giá trị hiển thị lên hoặc xuống một đơn vị khi được nhấn.

Cách tạo Spin Button như sau:

Mở tab Developer trên thanh công cụ Excel (Click chuột phải vào thanh công cụ và chọn Customize the Ribbon, sau đó tích vào thẻ Developer)

Sau đó, trong tab Developer, chọn Insert và tìm đến Spin Button đặt nó tại vị trí mong muốn trên Sheet. Nếu Spin được vẽ theo chiều ngang, hai mũi tên sẽ hướng Trái-Phải; nếu là chiều dọc, hai mũi tên sẽ hướng Trên-Dưới.

 

Tiếp theo, để liên kết Spin Button với dữ liệu:

Vào Tab Developer > Chọn Design Mode > Nhấn chuột phải lên Spin button, chọn Properties > Trong cửa sổ Properties, quan sát mục LinkedCell để thiết lập vị trí hiển thị kết quả liên kết.

Chú ý rằng khi liên kết với một Sheet khác thì cần chỉ rõ tên của Sheet đó và vị trí của Cell cần liên kết.

Phát triển công thức kết nối dữ liệu với Spin Button

Bước 1: Phân tích tính chất của dữ liệu Spin Button

Spin Button mang đến một dãy số tự nhiên liên tiếp từ 0.

Khi nhấn nút Up (mũi tên hướng lên hoặc sang phải), số hiển thị sẽ tăng thêm 1.

Nhấn nút Down (mũi tên hướng xuống hoặc sang trái) sẽ làm giảm giá trị xuống 1.

Vì vậy, chúng ta cần xây dựng công thức dựa trên những đặc điểm này để chọn dữ liệu từ Bảng kê cho Phiếu Xuất kho.

Bước 2: Xây dựng cột phụ trên bảng kê

Tuỳ theo bảng dữ liệu cụ thể, chúng ta sẽ tạo ra công thức thích hợp.

Bảng dữ liệu ví dụ có đặc điểm: Mỗi phiếu bao gồm nhiều dòng với Tên hàng và Số lượng khác nhau, nhưng giống nhau về Số phiếu, Ngày, Khách hàng.

=> Cần có một cột dùng để phân biệt các phiếu từng dòng (Cột Thứ tự phiếu)

Tính toán logic: Nếu số phiếu của dòng hiện tại bằng số phiếu của dòng trước đó, thứ tự phiếu giữ nguyên; nếu không giống thì số thứ tự sẽ tăng thêm 1 (cộng với giá trị tối đa của vùng trước đó).

=> Một cột khác để phân định từng dòng trong mỗi phiếu (Cột Thứ tự dòng)

Logic tính toán: Tính số lần lặp lại của số phiếu từ vị trí đầu tiên đến vị trí của dòng đang xét.

Bước 3: Lập công thức để lấy dữ liệu vào Phiếu XuấtSử dụng hàm Index + Match để trích xuất dữ liệu

Hàm Index + Match được áp dụng nhằm trích xuất thông tin dựa trên giá trị ở nút Spin tương ứng với cột vị trí của phiếu. Nếu sử dụng hàm Vlookup thì không thể thực hiện được việc này.

Ô K2 thể hiện ngày của PXK

Xét tới:

  • Cột B1:B26 chứa ngày trong Bảng kê
  • Cột F1:F26 chứa thứ tự của các phiếu trong Bảng kê
  • Ô M2 mang giá trị từ SpinButton

Thông tin người mua tại ô K3

Thay đổi cột được xem xét trong hàm Index sang cột C chứa thông tin người mua hàng, trong khi đó phần hàm Match vẫn giữ nguyên.

Cách lấy Tên hàng:

Ở đây, công thức mảng phối hợp hàm Index + Match được dùng để xem xét nhiều điều kiện. Có hai điều kiện cụ thể là:

  • Thứ tự phiếu bằng giá trị của nút Spin Button
  • Thứ tự dòng tương ứng với giá trị cột STT

Các thành phần trong công thức bao gồm:

  • D1:D26, cột chứa Tên hàng trong bảng ghi
  • M2&I6:I20 kết hợp hai điều kiện từ giá trị của Spin Button và cột STT
  • F1:F26&G1:G26 kết hợp hai cột Thứ tự phiếu và Thứ tự dòng
  • Hàm IFERROR giúp xử lý các lỗi không mong muốn như kết quả không tìm được, trả về “” nếu lỗi xảy ra

Công thức cho phần Số lượng được xây dựng tương tự như phần Tên hàng với cột E1:E26 dành cho Số lượng.

Tổng kết

Spin Button là công cụ có ích trong việc tách dữ liệu theo số phiếu tiếp nối nhau. Chỉ cần kết hợp với hàm Index+Match, việc lọc dữ liệu từ bảng kê trở nên dễ dàng.

Ứng dụng: Nó có thể được áp dụng vào việc quản lý:

  • Quỹ: bao gồm các phiếu thu, phiếu chi
  • Kho: bao gồm các phiếu nhập kho, xuất kho
  • Các đối tượng khác như hóa đơn, hợp đồng
  • Danh sách khen thưởng, tặng quà
  • Đơn đặt hàng

Để tải mẫu vui lòng truy cập: http://bit.ly/2mDUJ2v

Excel cung cấp nhiều kiến thức hữu ích và không quá phức tạp. Tuy nhiên, việc học được nâng cao khi bạn có hệ thống và luyện tập thường xuyên. Tất cả những kiến thức này có thể học được trong khóa học SM90 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Siêu Marketing. Khóa học này giúp bạn hệ thống hoá kiến thức một cách toàn diện và chi tiết. Bạn có thể học mọi lúc mọi nơi và tra cứu kiến thức mỗi khi cần. Hiện nay chương trình ưu đãi hấp dẫn đang được áp dụng khi bạn đăng ký khóa học. Chi tiết xem tại: sieumarketing.com

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop