Bí quyết thêm bình luận vào ô tính trong Excel, cách chèn ảnh và kiểm soát việc hiển thị chúng

Trong bài này, Siêu Marketing sẽ chỉ bạn cách đưa bình luận vào Excel, cùng các phương pháp để xem, ẩn hoặc loại bỏ những bình luận này. Không chỉ vậy, bạn còn có thể học cách để chèn hình vào trong bình luận và làm chúng trở nên sinh động hơn bằng việc điều chỉnh kiểu chữ, dáng vẻ của hình và cỡ chữ.

Tiến hành thêm bình luận trong Excel

Bạn có thể chèn hai loại bình luận là chữ và hình. Chúng ta sẽ khởi đầu với việc chèn bình luận chữ vào ô trong Excel, đây là cách thức đơn giản nhất.

  1. Lựa chọn ô bạn muốn gắn bình luận vào.
  2. Click vào tab REVIEW và chọn New Comment nằm ở mục Comments.

Nhấp vào New Comment trong nhóm Comments trên thẻ REVIEW để chèn bình luận trong Excel

Lưu ý: Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F2 hoặc chuột phải vào ô và chọn Insert Comment trong menu xuất hiện.

Bình luận mới sẽ tự động có tên người dùng của Microsoft Office đi kèm, tuy nhiên nó có thể không phải là bạn. Nếu vậy, hãy xóa tên đã tự động và điền tên của bạn vào. Bạn hoàn toàn có quyền thay thế nó bằng bất kỳ nội dung văn bản nào mà bạn muốn.

  1. Nhập nội dung bạn muốn vào trong bình luận.

Điền nội dung vào hộp bình luận

  1. Click chuột ra một ô ngoài cùng bất kỳ của bảng tính.

Bình luận sẽ tự động ẩn đi và một góc nhỏ màu đỏ sẽ hiện ở phía trên bên phải ô. Điều này biểu thị rằng ô đó chứa bình luận. Bạn chỉ việc di chuyển chuột qua nó để đọc nội dung của ghi chú.

Kỹ thuật để hiện hoặc ẩn bình luận trong ô

Mình đã đề cập ở trên về cách để hiển thị một bình luận, nhưng có lúc bạn muốn tất cả những bình luận được hiển thị cùng một lúc. Đơn giản chỉ cần truy cập thẻ REVIEW, ở mục Comments, và nhấn vào Show All Comments.

Chọn tùy chọn Show All Comments trên thẻ REVIEW để xem tất cả ghi chú của ô trong bảng tính

Chỉ với một cú click, tất cả bình luận sẽ được hiện lên trên bảng tính của bạn. Bạn có thể lại ẩn chúng đi bằng cách click vào Show All Comments một lần nữa.

Khi bảng tính của bạn chứa nhiều bình luận, việc hiển thị chúng cùng một khi có thể khiến dữ liệu trở nên hỗn loạn. Trong hoàn cảnh này, bạn có thể lần lượt đọc từng bình luận bằng cách dùng núp Preview cùng với Next trên tab REVIEW.

Dùng nút Next và Previous trên tab REVIEW để hiển thị bình luận lần lượt

Nếu bạn mong muốn giữ một bình luận luôn hiển thị, hãy nhấp chuột phải lên ô chứa bình luận và chọn Show/Hide Comments từ menu chức năng. Bản cũng có thể tìm kiếm tuỳ chọn này trong phần Comments ở tab REVIEW.

Chọn tuỳ chọn Show/Hide Comments trong menu chuột phải để bình luận vẫn luôn hiển thị

Để ẩn bình luận đó, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào cùng ô đó và chọn Hide Comments từ menu hay nhấp vào Show/Hide Comments một lần nữa.

Chỉnh sửa lại bình luận của bạn thông qua thẻ REVIEW.

Nâng cao chất lượng bình luận

Thực hiện thay đổi phông chữ

  1. Đánh dấu ô chứa nội dung bình luận bạn muốn chỉnh sửa.
  2. Click chuột phải và lựa chọn Edit Comment trong menu.

Choose the Edit Comment option from the right-click menu to select the comment

Bạn sẽ thấy con trỏ nhấp nháy xuất hiện trong bình luận đã chọn.

Có hai phương án để chọn một bình luận. Một là di chuyển tới mục Comments trên thẻ REVIEW và chọn Edit Comment, hai là sử dụng phím tắt Shift + F2.

  1. Tô sáng đoạn văn bạn muốn chỉnh sửa phông chữ.
  2. Click chuột phải và lựa chọn Format Comment.

Choose Format Comment from the right-click menu to open the Format Comment dialog

Cửa sổ Format Comment sẽ hiện lên. Tại đây, bạn có thể thay đổi loại phông, kiểu dáng, kích thước và thêm hiệu ứng cho chú thích và thay đổi màu sắc.
Thay đổi font chữ trong comment excel

  1. Nhấn nút OK để xác nhận.

Nếu không muốn thay đổi kích thước phông chữ cho từng bình luận, bạn có thể thiết lập thay đổi này một lần cho toàn bộ ghi chú thông qua Control Panel.

Lưu ý: Thay đổi này sẽ áp dụng chung cho tất cả bình luận trong Excel và các chú thích trong các ứng dụng khác.

Biến đổi hình dạng của bình luận

Để thay đổi hình dạng mặc định của bình luận, trước hết hãy thêm lệnh vào Quick Access Toolbar.

  1. Truy cập vào Customize Quick Access Toolbar và chọn More Commands…

Click the More Commands option in the Customize QAT drop-down menu to open the Excel Options dialog

Cửa sổ Excel Options sẽ xuất hiện.

  1. Tìm Drawing Tools | Format Tab trong mục Choose commands from.
  2. Lựa chọn Change Shape từ danh sách các lệnh.

Choose the Change Shape command to add it to the QAT

  1. Click vào Add và sau đó nhấn OK.

Biểu tượng Change Shape mới sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar ở góc trên cùng bên trái màn hình và nó sẽ hiện với màu xám. Để kích hoạt biểu tượng, hãy click vào viền bình luận sử dụng con trỏ chuột hình chữ thập.

Click on the comment border to enable the Change Shape option

Sau khi nó đã hoạt động, mở menu Change Shape và chọn hình dạng mong muốn.

 

Mở danh sách thả xuống Change Shape để lựa chọn hình dạng cho bình luận

Điều chỉnh cỡ bình luận

Nếu sau khi bạn thay đổi hình dạng, bình luận của bạn nằm không khít với hình mới, thì bạn có thể khắc phục điều này bằng cách làm theo các bước sau đây:

  1. Lựa chọn bình luận bạn muốn chỉnh sửa.
  2. Di chuyển chuột đến biểu tượng mũi tên điều chỉnh kích thước.
  3. Giữ chuột trái và kéo mũi tên để thay đổi cỡ bình luận.

Chọn bình luận và kéo các nút để điều chỉnh kích thước

Từ bây giờ, bình luận của bạn sẽ có một phong cách độc đáo và sẽ rất nổi bật.

Thả nút chuột để bình luận được điều chỉnh kích thước

Bí quyết chép bình luận vào ô khác trong Excel

Để một bình luận có thể xuất hiện ở nhiều ô khác nhau, hãy chép và dán nó mà không làm thay đổi nội dung bình luận.

  1. Chọn ô có chứa bình luận.
  2. Bấm Ctrl + C hoặc nhấp chuột phải và chọn Sao chép.
  3. Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn dùng chung bình luận này.
  4. Trong tab HOME, tại nhóm Clipboard, mở menu Dán.
  5. Chọn Dán đặc biệt… từ cuối menu.

Mở danh sách Dán để chọn tùy chọn Dán đặc biệt

Một hộp thoại Dán đặc biệt sẽ hiển thị.

Lưu ý. Bạn có thể bỏ qua bước 4 và 5 bằng việc sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V để gọi trực tiếp hộp thoại Dán đặc biệt.

  1. Trong hộp thoại, chọn mục Bình luận thuộc phần Dán.

Chọn nút radio Bình luận trong hộp thoại Dán đặc biệt để chỉ chèn bình luận vào ô

  1. Bấm OK.

Bình luận sẽ được chép vào tất cả các ô đã chọn. Bình luận cũ trong ô tính sẽ bị thay thế bằng bình luận mới nếu có.

Xóa đi bình luận

Để loại bỏ bình luận khỏi ô tính, hãy làm theo các bước sau:

  1. Lựa chọn một hoặc nhiều ô chứa bình luận cần xóa.
  2. Nhấp chuột phải và chọn mục Xóa Bình luận từ menu xuất hiện.

Chọn tùy chọn Xóa Bình luận từ menu click chuột phải để gỡ bỏ bình luận khỏi ô

Bạn cũng có thể truy cập tab REVIEW trên thanh công cụ và bấm vào biểu tượng Delete trong nhóm Bình luận để xóa bỏ.

Ngay lập tức, biểu tượng tam giác đỏ sẽ mất đi và bình luận sẽ không còn trong ô tính nữa.

Chèn hình vào bình luận

  1. Nhấp chuột phải vào ô và chọn mục Thêm Bình luận từ danh sách lựa chọn.

Chú ý. Nếu ô đang chứa bình luận, bạn cần hiện bình luận đó ra. Click chuột phải vào ô có bình luận và chọn Hiện/Ẩn Bình luận từ menu.

Bạn có thể loại bỏ văn bản khỏi ý kiến hình ảnh bằng cách xóa chúng ra khỏi ý kiến.

  1. Di chuyển con trỏ đến khung xung quanh ý kiến và click chuột phải vào đó.

 Right-click on the comment border to open the context menu

Lưu ý: Bạn phải kích chuột vào viền xung quanh ý kiến chứ không phải vào nội dung ý kiến để mở ra cửa sổ Format Comment và những lựa chọn khác.

  1. Lựa chọn mục Format Comment từ menu ngữ cảnh.

Choose the Format Comment option from the right-click menu to open the dialog window

  1. Mở tab Colors and Lines trong hộp thoại Format Comment.
  2. Chọn màu trong phần Fill bằng cách vào danh mục Color.
  3. Click chọn Fill Effects…

Choose the Fill Effects option from the Color drop-down list

  1. Tới tab Picture trong cửa sổ Fill Effects.
  2. Ấn vào nút Select Picture để duyệt tệp hình ảnh ở máy tính hoặc trực tuyến.

Press the Select Picture button to browse for an image file

  1. Chọn hình ảnh bạn muốn sau khi tìm thấy và click Insert.

Khi hình ảnh đã hiển thị trong phần Picture của hộp thoại Fill Effects, lựa chọn Lock Picture Aspect Ratio để giữ nguyên tỷ lệ khung hình.

  1. Đóng cửa sổ Fill EffectsFormat Comment bằng cách ấn OK.

Click OK in the Fill Effects and Format Comments dialog to insert a picture comment

Nguồn: Ablebits, được dịch và biên tập bởi Siêu Marketing.

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop