Bí quyết rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu trên Excel

Khi sử dụng bảng tính Excel cỡ lớn chứa nhiều dữ liệu và công thức phức tạp, thường xảy ra tình trạng xử lý tốn thời gian. Sự chậm trễ này có thể khiến người dùng cảm thấy khó chịu vì không ai muốn mất thời gian chờ đợi. Do đó, việc biết cách tăng cường hiệu suất tính toán trong Excel trở nên cần thiết. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu những phương pháp giúp giảm thời gian xử lý dữ liệu trên Excel.

Thứ nhất: Phân tích nguyên nhân không thể và có thể kiểm soát

Có những nguyên nhân khách quan bên ngoài kiểm soát của phần mềm Excel như máy tính lỗi thời hoặc phiên bản Excel cũ không thể cải thiện chỉ bằng cách sử dụng phần mềm. Đối với những vấn đề như vậy, giải pháp là cập nhật phần cứng hoặc nâng cấp lên phiên bản Excel mới hơn, ví dụ chuyển đổi từ file .xls sang .xlsx để cải thiện hiệu suất.

Nguyên nhân chủ quan lại rơi vào những vấn đề tiềm ẩn trong cách sử dụng Excel của người dùng, như cách tổ chức dữ liệu và sử dụng công thức. Đây là những yếu tố tích cực mà chúng ta có thể thao tác để cải thiện và sẽ được thảo luận chi tiết trong bài.

Thứ hai: Sử dụng công cụ kiểm tra thời gian xử lý của Excel

Bài viết ‘Hướng dẫn cách đo tốc độ tính toán của Excel bằng VBA’ đã chỉ dẫn cách thiết lập công cụ đo thời gian tính toán thông qua Excel. Để biết thêm chi tiết, hãy tham khảo lại nội dung đó. Công cụ này rất hữu ích trong việc theo dõi tốc độ và hiệu suất tính toán của Excel.

Thứ ba: Chú ý đến cấu trúc file Excel

Trong quá trình tổ chức dữ liệu, cần lưu ý tránh gây nên những sai lầm khiến Excel trở nên chậm chạp, ví dụ như:

  • Không nên sử dụng định dạng một cách lạm dụng, chỉ áp dụng cho những vùng dữ liệu cần thiết để giảm tải cho bộ nhớ Excel.
  • Conditional formatting cần được kiểm soát chặt chẽ vì nó tiêu tốn nhiều bộ nhớ và chứa công thức ẩn khiến Excel chậm lại.
  • Tránh việc tạo ra nhiều tên vùng không cần thiết hoặc sai lệch khiến Excel khó nhận diện và mất thêm thời gian xử lý.
  • Liên kết ngoài file quá mức cần thiết cũng góp phần làm chậm quá trình tính toán của Excel.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin tại bài: Những nguyên nhân làm file Excel trở nên nặng và tính toán chậm.

Thứ tư: Ghi nhớ khi sử dụng công thức, hàm trong Excel

  • Giảm thiểu số lượng công thức cần sử dụng. Sử dụng công thức chỉ một lần ở đầu cột và sao chép xuống các dòng dưới, sau đó chuyển công thức thành kết quả giá trị.

Xem thêm ở bài viết: Cách xóa công thức nhưng giữ nguyên kết quả và định dạng trong Excel.

  • Chọn các công thức hiệu quả, tránh những công thức gây ra tốn thời gian cho Excel.

Xem thêm tại bài viết: Lý do nên sử dụng hàm SUMIFS thay vì SUMPRODUCT để tính tổng theo điều kiện.

Ví dụ: Sử dụng hàm SUMIFS thay thế hàm SUMPRODUCT giúp báo cáo tổng hợp nhanh hơn mà vẫn đảm bảo kết quả đúng.

Đừng quên đón đọc các bài viết tiếp theo từ Siêu Marketing để hiểu sâu hơn về vấn đề này. Đây là kiến thức bổ ích cho những ai muốn tối ưu công việc trên Excel.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop