Bí kíp ghép nối thông tin từ hai hoặc nhiều sheets trong Excel

Hãy tưởng tượng có bao nhiêu lần bạn mong muốn tất cả thông tin liên quan đều nằm gọn trong một worksheet duy nhất? Điều ấy có lẽ khá hiếm xảy ra, phải không? Điều này khá thường gặp khi dữ liệu bị phân tán khắp nơi trên nhiều worksheets và workbooks khác biệt. Trong bài giảng này, bạn sẽ được truyền đạt cách thức thuần tuý nhất để hợp nhất thông tin với ít nhất hai bảng trong Excel dựa vào tiêu đề của các cột.

Làm thế nào để ghép nối dữ liệu giữa hai hoặc nhiều bảng

Để trình bày dữ liệu mong muốn của bạn trong một bảng tính Excel, hãy không quên kiểm tra tab Formulas trước tiên. Đây là bộ sưu tập các tính năng rất có lợi.

Kết nối dữ liệu giữa các bảng bằng VLOOKUP

Nếu nhu cầu của bạn là tích hợp dữ liệu từ hai bảng dựa trên một cột thông tin cụ thể, VLOOKUP có thể là giải pháp bạn tìm kiếm.

Hàm VLOOKUP hoạt động theo cấu trúc như sau:

Xét ví dụ có 2 bảng dữ liệu riêng biệt. Bảng chủ đề chứa thông tin như mã sản phẩm, số lượng và trạng thái thanh toán; trong khi đó bảng phụ thì tổng hợp tên sản phẩm dựa theo mã sản phẩm. Mục tiêu đặt ra là cần nhập thông tin này vào bảng chủ để thực hiện báo cáo.

Vì có sự xáo trộn thông tin trong bảng, nên việc dùng Copy/Paste không đem lại hiệu quả.

Để tích hợp hai bảng lại với nhau, chúng ta sẽ áp dụng công thức tại ô B2 như sau:

Công thức này bao gồm các phần:

  • $A2 là giá trị cần tìm kiếm
  • $F$2:$G$5 là khu vực chứa những dữ liệu cần trích xuất trong bảng phụ. Ghi nhớ là cần khóa khu vực này lại bằng ký hiệu $.
  • 2 là số thứ tự cột trong bảng phụ chứa thông tin cần lấy, bắt đầu từ A2.

Tiến hành áp dụng công thức cho toàn bộ các ô cần thiết và như vậy là ta đã có được bảng thông tin hoàn chỉnh:

Tuy nhiên, lưu ý một số giới hạn của VLOOKUP là:
1. Hàm chỉ tìm kiếm theo chiều từ trái sang phải và cột tìm kiếm phải ở vị trí đầu tiên.

2. Khi cấu trúc bảng thay đổi do thêm hoặc bớt cột, số thứ tự cột trong công thức bị cố định có thể gây sai lạc. Để khắc phục điều này, bạn có thể chỉnh lại số cột trong tham số col_index_num, mặc dù có những phương án tối ưu hơn cho việc này.

Dùng INDEX và MATCH để nối thông tin giữa các bảng

Để có một phương án linh hoạt và nhiều chiều hơn so với VLOOKUP, bạn có thể lựa chọn sự kết hợp của INDEX và MATCH:

Tham khảo chi tiết về cách hoạt động của các hàm này tại: INDEX và MATCH trong Excel.
Áp dụng những hàm được trình bày trên cho ví dụ cụ thể như sau:

 

Phần trình bày trên đã giới thiệu đến bạn hai cách sử dụng hàm sinh động và thông dụng nhất trong việc ghép nối. Hy vọng Siêu Marketing đã mang đến cho bạn những hiểu biết mới mẻ và hữu ích, giúp công việc của bạn trở nên mượt mà và tốt đẹp hơn.

Chúc các bạn việc học tập thật sự hiệu quả!

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop