Bảng Pivot Table đặc biệt mà bạn có thể chưa từng được biết đến

Điều quan trọng cần lưu tâm khi nói về các pivot table là chúng thường được sử dụng với dữ liệu về kinh doanh và bán hàng. Điều này khá là dễ hiểu vì các công ty thường sẽ có thông tin tài chính dưới dạng này. Dẫu vậy, khả năng xử lý dữ liệu của pivot table không chỉ giới hạn ở việc phân tích doanh số. Một khi bạn phải đối mặt với việc sắp xếp và phân tích dữ liệu, hãy nghĩ đến việc sử dụng pivot table.

Cùng khám phá 5 trường hợp sử dụng pivot table độc đáo mà có thể bạn chưa từng thấy trước đây để thấy rằng chúng thực sự rất mạnh mẽ và đa năng.

Quản lý thời gian làm việc

Hãy tưởng tượng bạn cần theo dõi thời gian đã dành cho các khách hàng và dự án khác nhau, và định kỳ phải báo cáo lại cho họ. Tuy có nhiều ứng dụng chuyên dụng cho việc này, thế nhưng với Pivot Table, bạn hoàn toàn có thể xây dựng một hệ thống theo dõi thời gian hiệu quả và linh động do chính bạn tạo ra.

Thông tin cơ bản bạn cần ghi chép bao gồm ngày (date), thời lượng (time), tên của khách hàng (client) và tên dự án (project). Vì vậy, sau khi bạn nhập liệu một cách đều đặn, dữ liệu cơ bản sẽ trông giống như hình bảng dưới đây:

Điểm lưu ý là không được để trống dòng nào – hãy tiếp tục nhập liệu liên tục.

Giờ đến phần tạo báo cáo. Để bắt đầu, bạn có lẽ muốn xem xét tổng quan thời gian làm việc của bạn theo tuần. Sử dụng chức năng WEEKNUM của Excel để xác định số tuần (xem cột C trong bảng dự liệu):

Bạn còn có thể muốn cấu trúc lại pivot table để hiển thị theo lịch truyền thống, đặt các ngày trong tuần lên phía trên:

Cứ mỗi lần bạn chọn một tuần khác nhau để lọc, pivot table sẽ cho bạn thời gian biểu mới tương ứng với các ngày trong tuần đó.

Xác nhận thêm một điều nữa rằng nếu thêm một cột Tên (Name) vào bảng dữ liệu của bạn, bạn sẽ có thể theo dõi thời gian làm việc cho nhiều người khác nhau. Ngoài ra, việc bổ sung thêm một cột tỷ lệ sẽ hỗ trợ việc dùng pivot table để tổng hợp chi phí hoặc tỷ lệ thanh toán của các khoảng thời gian được ghi chép.

Phân tích hoạt động của người dùng trên một portal web

Giả sử bạn có một tập dữ liệu từ website của một doanh nghiệp lớn. Website này là một cổng thông tin về sản phẩm dùng cho các đối tác. Những đối tác này đăng ký qua một hệ thống thông qua cả năm và cổng thông tin này vận hành liên tục trong thời gian dài. Mở dữ liệu ra và quan sát, bạn sẽ thấy nó trông giống như bảng dưới đây:

Bạn được yêu cầu cung cấp một số thông tin cơ bản: số lượng người dùng đang hoạt động hiện tại là bao nhiêu? Mỗi tháng có bao nhiều tài khoản người dùng mới được tạo? Đối tác nào sở hữu nhiều tài khoản nhất?…

Với loại dữ liệu này, pivot table chính là công cụ lý tưởng. Bạn sẽ thấy rằng chúng có thể giúp xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để đưa ra ví dụ, cùng xét đến việc lọc thông tin về người dùng đang hoạt động và không hoạt động. Kể cả khi dữ liệu rất lớn, dạng tóm tắt này vẫn chỉ là một phần của cả quá trình:

Sau đây là danh sách 10 đối tác hàng đầu dựa trên số lượng người dùng đang hoạt động. Việc này có thể hoàn thành một cách dễ dàng chỉ với việc sử dụng tính năng lọc “Top 10” của bảng pivot table.

Và để kết thúc, bạn cũng có thể tổng hợp toàn bộ lịch sử người dùng đã tạo, bằng cách nhóm ngày tạo thành các tháng và năm:

Danh sách các khóa học

Trong tình huống này, nhiệm vụ của bạn là hỗ trợ việc đăng ký cho một khóa học diễn ra vào các thứ Hai, Tư và Sáu. Dưới đây là bộ dữ liệu mà bạn sẽ phải làm việc trong suốt thời gian đăng ký:

Trách nhiệm của bạn là gửi một báo cáo đơn giản đến người hướng dẫn vào đầu mỗi ngày đăng ký. Mặc dù số liệu không nhiều, nhưng nếu tự tạo báo cáo, bạn phải thực hiện các bước lọc, sắp xếp, sao chép và dán liên tục hàng ngày.

Bằng cách sử dụng một bảng pivot table, việc tóm tắt ngày học trở nên đơn giản:

Chỉ cần thêm danh sách tên học viên, bạn có thể nhanh chóng có được một danh sách đầy đủ cho lớp học.

Khi di chuyển phần Lớp học vào vùng nhãn cột, bạn có thể sắp xếp tên học sinh theo thứ tự chữ cái.

Giờ đây, khi bạn đã có báo cáo sắp xếp theo ý muốn, làm sao để cập nhật nó hàng ngày? Cách thức rất đơn giản, chỉ cần dán dữ liệu mới vào, ghi đè dữ liệu cũ và làm mới bảng pivot là xong.

Kiểm tra thiết bị đo

Dữ liệu đo lường từ hệ thống theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tương đối và điểm sương trong nhà kính được ghi lại mỗi hai phút như sau:

Bạn muốn thể hiện mức độ trung bình hàng giờ một cách nhanh chóng. Dù có thể tự xây dựng công thức, nhưng sẽ mất nhiều thời gian. Thay vào đó, khi đưa dữ liệu vào bảng pivot, bạn có thể thực hiện thêm vào ngay mức đo làm giá trị và điều chỉnh để phản ánh mức trung bình thay vì tổng cộng:

Đăng ký Email

Trong quá trình làm việc với một khách hàng đang theo dõi số lượng đăng ký email trên trang web của họ, khách hàng này muốn xác định ngày trong tuần nào có số lượng đăng ký cao nhất, dựa trên dữ liệu hiện tại. Ngày trong tuần có thể gây khó khăn vì không thể hiện trong dữ liệu, nhưng việc này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm nó vào dữ liệu sử dụng hàm WEEKDAY.

Hãy xem xét định dạng dữ liệu của bạn như sau:

Bạn sẽ thấy bản tóm tắt ban đầu trình bày như hình dưới:

Qua việc kiểm tra dữ liệu, ta có thể thấy rằng việc hiển thị tổng số lượng đăng ký theo tỷ lệ phần trăm sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn so với việc hiển thị bằng các con số cụ thể. Việc cài đặt số lượng email trên bảng pivot để chỉ đạo tỷ lệ phần trăm của mỗi dòng sẽ giúp biểu đồ phản ánh cụ thể theo từng ngày trong tuần. Thêm vào đó, việc áp dụng định dạng có điều kiện sẽ giúp làm nổi bật tỷ lệ cao hơn bằng màu xanh lá cây và những tỷ lệ thấp hơn bằng màu xanh nước biển.

Kết luận

Bài viết này hy vọng sẽ thay đổi quan điểm của bạn về những bảng biểu pivot mà có thể bạn đã từng cho là phức tạp và khó sử dụng, và mong muốn nó sẽ trở thành nguồn cảm hứng để bạn ứng dụng những bảng biểu pivot mới vào dữ liệu của mình. Đừng nghĩ bạn cần một bộ dữ liệu lớn để có thể nhận ra những lợi ích của pivot table. Dù cho nhu cầu của bạn khi tạo báo cáo có lớn như thế nào, đặc biệt là khi bạn cần cập nhật báo cáo thường xuyên trong tương lai, bảng biểu pivot vẫn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức.

Nguồn: Exceljet

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop