Bài viết về cách tạo biểu đồ sử dụng Excel 2010, 2013, 2016 và 2019

Không thể bỏ qua biểu đồ khi lập báo cáo, vì thông qua biểu đồ, dữ liệu số liệu trở nên sinh động và dễ hiểu hơn. Cùng Siêu Marketing, chúng ta sẽ học cách để tạo biểu đồ trên Excel, bạn nhé.

Một số nguyên tắc cơ bản về dữ liệu khi làm biểu đồ

Thường gặp một quan niệm sai là mọi loại dữ liệu đều có thể vẽ biểu đồ, gây nên những lỗi không dễ sửa như:

  • Không chọn được biểu đồ phù hợp.
  • Hiển thị dữ liệu sai lệch trên biểu đồ.
  • Thiếu sót hoặc dư thừa thông tin trên biểu đồ.
  • Không nhận ra lỗi và không biết cách sửa chữa cho chính xác.

Vì vậy, việc hiểu rõ về nguyên tắc dữ liệu quan trọng khi vẽ biểu đồ. Những nguyên tắc này bao gồm:

Nguyên tắc 1: Dữ liệu nên được sắp xếp, không nên là dữ liệu nguyên thủy

Dữ liệu ban đầu là dữ liệu chi tiết, nếu cùng một đối tượng lại lặp lại nhiều lần trên nhiều dòng, mỗi dòng diễn đạt một chi tiết khác nhau.

Khi đó, trên bảng dữ liệu, có thể thấy rất nhiều dòng và mỗi đối tượng lặp lại nhiều lần. Nếu vẽ trực tiếp trên bảng dữ liệu chi tiết này, việc xác định dữ liệu trên biểu đồ trở nên khó khăn vì không có chức năng tự động tổng hợp. Do đó, việc tổng hợp cần được thực hiện trước khi vẽ biểu đồ.

Từ nguyên tắc này, chúng ta có thể tạo ra biểu đồ chính xác và toàn diện thông tin.

Nguyên tắc 2: Đồng nhất về kiểu và định dạng dữ liệu khi tạo biểu đồ

Khi tạo biểu đồ trên Excel, nguyên tắc thứ hai là sự đồng nhất. Điều này đòi hỏi:

  • Mọi dữ liệu phải cùng kiểu: hoặc là Text hoặc là Number, % và không hỗn hợp.
  • Dữ liệu cùng kiểu phải được sắp xếp trên một hàng hoặc một cột.

Chúng ta có thể chọn đúng loại biểu đồ nếu dựa theo các tiêu chí này.

Nguyên tắc 3: Dữ liệu (tên cột, tên hàng) cần rõ ràng và mạch lạc.

Điều này quan trọng để thể hiện thông tin một cách rõ ràng khi vẽ biểu đồ, tránh tình huống không hiểu biểu đồ đang biểu diễn thông tin gì.

Nhờ vào nguyên tắc này, ta có thể hiểu rõ ý nghĩa của mỗi phần thông tin trên biểu đồ.

Các bước tạo biểu đồ trong Excel

Excel đều có cải tiến khi vẽ biểu đồ ở mỗi phiên bản, đặc biệt từ phiên bản 2013 và 2016 về sau. Trong các phiên bản này, người dùng có thêm nhiều lựa chọn biểu đồ và cách tùy chỉnh phong phú hơn. Trong bài viết, chúng ta sẽ khám phá cách tạo biểu đồ trong Excel cho mọi phiên bản.

Bước 1: Chọn ra bảng dữ liệu để tạo biểu đồ

Bước 2: Chọn thẻ Insert, tìm tới nhóm Chart và lựa chọn loại biểu đồ muốn tạo

 

 

cach-ve-bieu-do-trong-excel-1

Bước 3: Đặt biểu đồ tại vị trí mong muốn trên Sheet

Nếu biểu đồ cần chỉnh sửa hoặc thay đổi dữ liệu, chỉ cần chọn thẻ Chart Tools (hiện lên khi biểu đồ được chọn), sau đó chọn thẻ Design và tiếp tục chọn Select Data để tiến hành chỉnh sửa.

 

cach-ve-bieu-do-trong-excel-2

Bước thứ tư: Tô điểm cho biểu đồ của bạn

Cách điều chỉnh dữ liệu đã nhập vào biểu đồ

Ở các hướng dẫn vẽ biểu đồ trước, bước 3 đã nêu rằng bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu đã nạp vào biểu đồ, để biểu đồ phản ánh chính xác hơn nhu cầu của bạn. Nhưng làm sao để thay đổi dữ liệu này?

cach-ve-bieu-do-trong-excel-3

Chart Data Source: Nơi đựng tất cả thông tin được đưa vào biểu đồ, có thể là thông tin rời rạc hoặc thông tin liên tục.

Legend Entries (Series): Đây là phần dữ liệu được trình bày trên trục đứng của biểu đồ: chiều cao của cột, kích thước của từng phần trong pie chart… đều được minh họa trong phần này.

Horizontal (category) Axis Labels: Đây là phần dữ liệu được diễn đạt trên trục ngang của biểu đồ: các cột, miếng biểu đồ… đều sẽ được đại diện bởi những dữ liệu này.

cach-ve-bieu-do-trong-excel-4

Dẫn chứng minh họa cho việc điều chỉnh thông tin dữ liệu trong biểu đồ

Có thể tham khảo thêm một số nội dung dưới đây để biết cách chỉnh sửa thông tin dữ liệu trong biểu đồ:

Hướng dẫn tự động thêm logo vào biểu đồ hình cột

Hướng dẫn cách làm định dạng điều kiện cho biểu đồ trong Excel

Cách điều chỉnh biểu đồ tự động thay đổi theo lựa chọn từ nút bấm trong Excel

Làm thế nào để tô điểm biểu đồ cho đẹp mắt

Một biểu đồ trang trí đẹp không chỉ là bước cuối cùng mà còn là một phần quan trọng vì nó được tạo ra để trình bày cho người khác. Vậy nên, vẻ đẹp thẩm mỹ của biểu đồ góp phần nâng cao tính thuyết phục đối với người chiêm ngưỡng. Một biểu đồ hấp dẫn thường bao hàm các yếu tố sau:

  • Diễn đạt nội dung chính xác
  • Tên biểu đồ và các ghi chú trên trục tọa độ được làm rõ
  • Các phần tử trong đồ thị được sắp xếp đều đặn hoặc theo tỉ lệ cân đối
  • Việc kết hợp màu sắc đơn giản nhưng hợp lý, không cần cầu kỳ quá mức.

Để bổ sung các thành phần vào biểu đồ như: Tên biểu đồ, tên các trục, chỉ số đi kèm với từng phần nội dung trong biểu đồ… bạn có thể thêm vào từ mục Add Chart Element nằm ở tab Design của Chart Tools

cach-ve-bieu-do-trong-excel-5

Sửa đổi trong phần Chart Element gồm có:

  • Axes: Đánh giá tỷ lệ trên các trục đồ thị
  • Axis Titles: Tiêu đề hiển thị cho từng bộ phận trên mỗi trục của đồ thị
  • Chart Title: Tên của biểu đồ
  • Data Labels: Nhãn đánh dấu số liệu trên mỗi phần của biểu đồ
  • Data Table: Bảng hiển thị thông tin số liệu của biểu đồ
  • Error Bar: Thanh lỗi hay sai số trên biểu đồ
  • Gridlines: các đường gạch mờ tạo nền cho đồ thị
  • Legend: Chú thích liệt kê các đối tượng trong biểu đồ
  • Lines: Các đường kẻ xuống phía trục hoành (chỉ dành cho loại biểu đồ dạng đường)
  • Trendline: Đường biểu thị xu hướng của biểu đồ.

Mỗi nhóm trên lại chứa các đối tượng chi tiết, vị trí cụ thể cho bạn lựa chọn sao cho phù hợp nhất.

Để hiểu rõ hơn về cách cá nhân hóa cách hiển thị của biểu đồ, mời các bạn tham khảo thêm những bài viết dưới đây:

Bạn có thể tùy chỉnh biểu đồ Excel theo ý muốn: từ thêm vào các tiêu đề, các trục, chú giải, nhãn dữ liệu, v.v.

Hướng dẫn cách bổ sung hoặc loại bỏ tiêu đề và tên các trục toạ độ trong biểu đồ Excel

Lúc này, ta đã có cái nhìn tổng quát về quá trình cũng như các phương pháp vẽ biểu đồ sử dụng Excel. Chúc các bạn vận dụng thành công những thông tin này vào công việc của mình. Đừng quên khám phá thêm các bài viết trong khóa học Excel Cơ Bản của chúng tôi, nơi bạn có thể tìm hiểu về các báo cáo biểu đồ hay gặp trong thực tiễn:

Mô tả cách tạo biểu đồ kế hoạch so với hiện thực dạng cột đan xen trên Excel

Cách tạo biểu đồ cột kết hợp với đường thể hiện chi tiết trên Excel

Cách vẽ biểu đồ quản lý dự án một cách chi tiết nhất trên Excel

Hướng dẫn cách biểu diễn tỉ lệ % thực hiện kế hoạch bằng biểu đồ hình tròn trên Excel

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop