Bài viết dẫn dắt chi tiết cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel

Thiết lập biểu đồ Gantt là công đoạn không thể thiếu và hết sức quan trọng trong việc giám sát dự án cũng như đánh giá tiến trình công việc. Để thực hiện được việc này, trước tiên bạn cần có bảng kế hoạch cụ thể cho dự án, bảng theo dõi tiến độ của từng công việc, và bảng lên lịch thời gian dự án… Dưới đây là hướng dẫn của Siêu Marketing về cách thức tạo biểu đồ quản lý dự án trong Excel chi tiết nhất:

1. Chuẩn bị dữ liệu cần thiết

Để thu thập dữ liệu cần thiết cho hướng dẫn này, các bạn có thể tham khảo lại hai bài viết dưới đây:

Hướng dẫn xác định tiến độ dự án qua hàm workday trong Excel

Hướng dẫn lập bảng so sánh giữa kế hoạch và thực tế trong quản lý dự án sử dụng Excel

Dưới đây là bảng dữ liệu của dự án đã hoàn thành, điều này đòi hỏi người dùng cần nắm vững cách tạo timeline trong Excel để quản lý dự án một cách hiệu quả.

Đối với phần Thực hiện dự án, chúng ta sẽ thêm vào cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual). Cùng với đó, trong bảng Chuẩn bị Dữ liệu (Data Preparation) ta cần thêm Days completed (số ngày đã hoàn thành) như sau:

  • Không tính Days completed nếu Project timeline trong mục Plan
  • Days completed = % completion * Days nếu Project timeline thuộc mục Actual

Dữ liệu hoàn thành cuối cùng sẽ trình bày như sau:

Ý nghĩa: Hiểu rõ tỷ lệ hoàn thành thực tế so với mục tiêu đã đề ra

2. Quy trình tạo biểu đồ Gantt Chart

2.1. Khởi tạo biểu đồ mới

Cách tạo biểu đồ này gần như tương tự với việc vẽ biểu đồ trong Excel thông thường, ta chọn Chart / Bar / Stacked Bar từ thẻ Insert trong thanh công cụ.

2.2. Chọn dữ liệu để hiển thị trên Chart

Click vào biểu đồ để thấy thẻ Chart Tools trên thanh công cụ, từ đó chọn Design và tiếp tục chọn Select Data

Chúng ta sẽ chọn vùng dữ liệu cần nạp vào Chart tại Chart data range:

Cũng cần thêm vùng dữ liệu Start date bằng cách nhấn Add trong phần Legend Entries (series)

Bước tiếp theo là thay đổi thứ tự của Start date đặt trước mục Days trong Legend Entries và chỉnh sửa cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Phần này hoàn thành thì sẽ thu được biểu đồ như hình dưới:

2.3. Sắp xếp lại thứ tự các công việc (Task)

Trong biểu đồ đã được thiết lập ở trên, ta sẽ tiến hành

Các bước xử lý khi thấy thứ tự của các Task trong biểu đồ xuất hiện theo thứ tự không như ý muốn gồm:

  • Chọn vào tên của các Task trên biểu đồ
  • Sau đó, trong cửa sổ Axis Options chúng ta sẽ tích chọn vào ô Categories in reverse order

2.4. Làm nổi bật phần thể hiện số ngày đã thực hiện cho các Task

Trong biểu đồ hiện tại, phần được tô màu xanh đại diện cho số ngày đã thực hiện các Task, còn phần được tô vàng là khoảng thời gian tính từ mốc khởi đầu mà Excel đề xuất. Mục tiêu của việc vẽ biểu đồ Gantt chart trong quản lý tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần thể hiện số ngày thực hiện của các Task này.

Chúng ta có thể loại bỏ phần tô màu vàng bằng cách click chuột phải lên thanh biểu đồ, chọn Format Data Series, tại mục Fill chọn No fill và mục Border chọn No Line.

2.5. Tùy chỉnh khoảng thời gian trên biểu đồ

Excel thường tự đề xuất khoảng thời gian trong biểu đồ, nhưng đôi khi đề xuất này không chính xác. Vì vậy, chúng ta cần điều chỉnh lại sao cho phù hợp với dự án mình đang theo dõi.

Khi chúng ta nhấn chuột vào mục Ngày trên biểu đồ sẽ thấy:

  • Ngày bé nhất hiển thị dưới dạng số liệu 43120 tương ứng với 20/01/2018
  • Ngày lớn nhất hiển thị dưới dạng số liệu 43240 tương ứng với 20/05/2018

Chúng ta muốn thay đổi thành:

  • Ngày bé nhất phù hợp với dự án có thể đặt là 01/03/2018
  • Ngày lớn nhất phù hợp với dự án có thể đặt là 10/05/2018

Nhập hai ngày này vào bất cứ ô nào trên Sheet, rồi định dạng hai ô đó ở dạng General, chúng ta sẽ thấy giá trị của ngày được chuyển thành số. Ghi nhận hai con số này vào phần biểu đồ, ta có được:

2.6. Theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc

Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc, chúng ta cần thể hiện phần Days completed trên biểu đồ và lồng nó vào trong phần Days. Việc này đòi hỏi chúng ta phải thêm một đối tượng mới vào biểu đồ, đó là Error Bar.

Nhấn vào biểu đồ và lựa chọn từ thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options…

Khi chọn More Error Bar Options, một mục hiển thị là Add Error Bars based on Series: sẽ xuất hiện. Đây là câu hỏi về việc thêm dữ liệu Error Bar cho vùng dữ liệu nào từ Excel. Chúng ta sẽ chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars

  • Hướng nên chọn Plus
  • Kiểu đuôi nên chọn No cap
  • Lượng sai số hãy chọn Custom / Specify Value và điều chỉnh đến khu vực Days Completed (khu vực O4:O9)

  • Chọn màu sắc: cần chọn màu sắc phân biệt rõ ràng so với màu sắc hiện có trên biểu đồ
  • Chọn độ rộng: căn cứ vào độ rộng của khu vực biểu đồ để đặt cho phù hợp, sao cho Error Bar phủ kín khu vực biểu đồ gốc

Biểu đồ sau khi áp dụng Error Bar như sau (biểu đồ dưới đây đã được thay đổi màu của Working days thành màu vàng, Error bar (day completed) thành màu xanh)

cách tạo biểu đồ Gantt để quản lý dự án trong Excel hay còn gọi là biểu đồ Gantt – công cụ quản lý tiến trình dự án.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop