Bài hướng dẫn về cách làm thế nào để biểu đồ Excel tự động cập nhật dựa trên sự lựa chọn của nút tùy chọn

Khi tiến hành các phần báo cáo qua biểu đồ trên Excel, không chỉ đơn thuần là thể hiện nội dung từ bảng số liệu ra biểu đồ, mà còn cần phải biết cách chỉnh sửa để biểu đồ phù hợp với bài thuyết trình, làm nổi bật ý nghĩa của các dữ liệu được biểu thị trên đó. Một ứng dụng trong số đó là tích hợp nút tùy chọn với biểu đồ, giúp cho mỗi lần chọn một thông tin cụ thể, biểu đồ sẽ tự động cập nhật để phản ánh sự lựa chọn này.

Điều chúng ta sẽ đạt được qua bài viết là:

Hãy theo dõi bài viết này để thực hành cùng file mẫu mà Siêu Marketing đã chuẩn bị; bạn có thể tải về từ link: http://bit.ly/2ItU1j0

Dựa vào dữ liệu từ file mẫu, chúng ta sẽ tiến hành vẽ biểu đồ và thiết đặt các tùy chọn cho nội dung hiển thị trên biểu đồ.

Các bước để tạo biểu đồ cột ghép nối hiện thị kế hoạch và kết quả thực tế

Các bước cần làm để vẽ biểu đồ trên Excel bao gồm:

  • Sử dụng hàm SUMIF để xác định số lượng đã thực hiện từ bảng dữ liệu trong Sheet Data, để phản ánh trên bảng báo cáo (sheet ThucHien).

Cụ thể các thông số:

Range: cột chứa tên sản phẩm trong bảng Data

Criteria: tên sản phẩm từ bảng báo cáo

Sum_range: cột chứa số lượng trong bảng Data

  • Tiếp theo, từ bảng báo cáo, vẽ biểu đồ cột biểu diễn Kế hoạch và thực tế đan xen nhau.

Đọc thêm chi tiết tại bài viết:

Cách thực hiện biểu đồ kế hoạch so với thực tế kiểu cột đan xen trên Excel

Xem thêm thông tin:

Cách tạo biểu đồ thực tế so với kế hoạch dạng cột nằm ngang (Bar)

Custom biểu đồ sử dụng Option Button

Khám phá cách tạo nút Option

Nút Option (cho phép chọn một lựa chọn trong nhiều tùy chọn) không nằm sẵn trong thanh công cụ Excel mặc định. Có hai phương pháp để tạo nên nút này:

  • Phương pháp thứ nhất: Mở tab Developer (cần thêm tab này vào thanh công cụ nếu chưa có), sau đó chọn Insert / Option Button trong mục này (sử dụng Form Control hoặc ActiveX đều được).

Xem cách làm: Hướng dẫn mở tab Developer

  • Phương pháp thứ hai: Thêm Option Button vào thanh công cụ thông qua tùy biến và chọn từ All Command.

Xem thêm: Cách thêm các công cụ không có sẵn vào thanh công cụ trên Excel

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ tạo 3 Option Button khác nhau. Sau khi tạo, ta sẽ đặt tên cho chúng theo các nội dung như sau:

  • Đạt kế hoạch
  • Không đạt
  • Tất cả

Kết nối kết quả từ việc chọn Option Button

Khi một trong ba option button được chọn, ta cần có cách thể hiện rõ đâu là lựa chọn đã chọn. Để thực hiện việc này, bạn cần liên kết kết quả từ việc chọn nút vào một ô cụ thể trong Sheet.

Cách làm như sau: Click chuột phải vào một Option button bất kì, và chọn Format Control

Trong hộp thoại Format Control, mở tab Control, tại mục Cell link, hãy liên kết đến một ô bất kì trong Sheet (chú ý nếu khác Sheet phải bao gồm tên Sheet trước tọa độ của ô đó)

Custom hóa kết quả báo cáo dựa trên lựa chọn từ Option button

Để biểu đồ phản ánh chuẩn xác sự lựa chọn, ta cần chỉnh sửa kết quả trên bảng báo cáo, bởi bảng này cung cấp dữ liệu xây dựng nên biểu đồ.Vì thế, để điều chỉnh nội dung của chúng ta, ta sẽ thành lập một vài cột bổ trợ như sau:

  • Cột E: Phản ánh các mặt hàng đạt mục tiêu dùng dữ liệu từ cột A

Áp dụng công thức E2 =IF(C2>=B2,$A2,””)

  • Cột F: Thể hiện các mặt hàng chưa đạt mục tiêu dựa vào cột A

Áp dụng công thức F2 =IF(C2<B2,$A2,””)

  • Cột G: là tổng hợp của các mặt hàng khi chọn 1 trong 3 tùy chọn

Áp dụng công thức G2 =IF($A$13=1,E2,IF($A$13=2,F2,A2))

  • Cột H và cột I: hiển thị kết quả liên quan đến cột kế hoạch và cột thực hiện, căn cứ vào giá trị có trong cột G

Áp dụng công thức tại H2: =IF($G2=””,””,C2)

Áp dụng công thức tại I2: =IF($G2=””,””,B2)

Điều chỉnh dữ liệu cho biểu đồ

Khi chúng ta đã tạo được bảng dữ liệu cập nhật với thông tin phụ thuộc vào tùy chọn Option Button, cần sử dụng bảng dữ liệu mới này để cập nhật cho dữ liệu ban đầu của biểu đồ.

(Xin xem lại bài viết: Hướng dẫn cách tạo biểu đồ kế hoạch và kết quả thực tế bằng cột chồng lên nhau trong Excel)

Chọn vị trí bất kỳ trên biểu đồ, sau đó lựa chọn Select Data trong tab Chart Tools/ Design và thực hiện:

Legend Entries (Series):

  • Click vào mục Kế hoạch -> Sau đó chọn Edit -> Đổi thành phần dữ liệu bằng cột I
  • Click vào mục Thực hiện -> Sau đó chọn Edit -> Đổi thành phần dữ liệu bằng cột H

Horizontal (Category) Axis Labels:

  • Click Edit và chọn dữ liệu từ cột G đối với tên các Sản phẩm

Sau khi điều chỉnh hoàn tất, biểu đồ sẽ hiển thị chính xác nội dung có trong bảng dữ liệu cập nhật. Ta có thể nhận thấy rằng, khi thay đổi tùy chọn trên Option Button thì bảng báo cáo và biểu đồ cũng thay đổi tương ứng. Biểu đồ giờ đây đã trở nên linh hoạt, đúng không?

Chúc các bạn áp dụng thành công!

Những bài viết khác bạn có thể tham khảo để nâng cao khả năng tạo biểu đồ:

Hướng dẫn cách tạo biểu đồ hình tròn biểu thị tỷ lệ % thực hiện kế hoạch trên Excel

Hướng dẫn cách tạo biểu đồ theo dõi tiến độ dự án trong Excel chi tiết nhất

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop