Bài hướng dẫn cách tạo Sổ Nhật ký chung trên Excel

Bài viết dưới đây do Siêu Marketing thực hiện, sẽ chỉ bạn cách thiết lập Sổ Nhật ký chung trên Excel bằng việc áp dụng một số hàm Excel cơ bản mà ai cũng có khả năng làm được.

Trước đó, trong một bài chia sẻ khác, Siêu Marketing đã giới thiệu cách thực hiện tương tự thông qua việc dùng câu truy vấn SQL kết hợp với hàm “HeoSQL” được tích hợp trong Add – Ins Siêu Marketing. Bạn có thể tham khảo bằng cách xem bài viết đã đề cập dưới đây.

Hướng dẫn tạo Sổ Nhật ký chung sử dụng hàm “HeoSQL”

Còn trong bài này, chúng ta sẽ tiếp tục với cùng một bộ dữ liệu và các hàm Excel cơ bản để lập nên Sổ Nhật ký chung. Hãy cùng bắt đầu Let’s Go!

Cài đặt add ins Siêu Marketing

Dữ liệu cụ thể như sau:

huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-1

Với mẫu Sổ Nhật ký chung đã sẵn sàng, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo mẫu của mình, miễn là mẫu đó bảo đảm chứa đầy đủ thông tin cần thiết và phản ánh chính xác các hoạt động kinh tế đã phát sinh. Mẫu trên có thể tải về từ Link ở cuối bài viết này.

huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-2

Hàm Excel cần sử dụng

Để lập Sổ Nhật ký chung với mẫu và dữ liệu được nêu ở trên, chúng ta chỉ việc áp dụng hàm IF và hàm AND để xét điều kiện là đã đủ.

Làm thế nào để sử dụng hàm if trong excel 2016, 2010, 2017

Quy trình thực hiện

Như bạn đã thấy, trong mẫu sổ có hai ô được làm nổi bật màu (E8, E9), chúng ta dùng chúng để xác định khoảng thời gian dữ liệu cần lấy cho Sổ Nhật ký chung: từ ngày trong ô (E8) đến ngày trong ô (E9). Quy trình cụ thể như sau:

Với cột ngày tháng của chứng từ

Ngày tháng ghi trên Sổ Nhật ký chung cần nằm giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc đã xác định tại 2 ô (E8 và E9). Tại ô D15, chúng ta sẽ sử dụng phép biện luận như sau:

Công thức này được giải thích: Nếu giá trị trong ô B3 thuộc Sheet DATA, tức ngày tháng chứng từ, đáp ứng cả hai yêu cầu: lớn hơn ngày bắt đầu trong ô E8 và nhỏ hơn hoặc bằng ngày kết thúc trong ô E9, thì giá trị ngày tháng từ ô B3 sẽ được trả về.

huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-3

Đối với các cột khác

Sau khi đã xác định được ngày tháng, để lập thông tin cho những cột còn lại trên Sổ Nhật ký chung, ta chỉ việc dựa vào cột ngày tháng. Công thức cụ thể cho các phần thông tin còn lại được trình bày như sau:

huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-4

Cột STT và cột phụ để lọc dữ liệu

Cuối cùng, ta sẽ đánh dấu số thứ tự cho các dòng dữ liệu có phát sinh trong Sổ Nhật ký chung và tạo thêm một cột phụ giúp việc lọc dữ liệu dễ dàng hơn.

Về việc đánh số thứ tự, ta sẽ…

Chỉ tiến hành đánh số thứ tự cho những hàng không trống, tức là những hàng có sự phát sinh. Có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để đánh số, như sử dụng hàm COUNTIF, SUBTOTAL,… Nhưng trong bài này, chúng ta sẽ áp dụng hàm dưới đây:

Đối với cột lọc, bạn có thể áp dụng công thức rất đơn giản sau đây (tiếp tục dùng IF nữa đấy):

Khi đã nhập đầy đủ công thức cần thiết, thực hiện việc kéo FillDown cho tất cả các hàng phía dưới.

Kết thúc quá trình trên, mỗi khi bạn muốn kiểm tra sổ trong một khoảng thời gian cụ thể, chỉ việc điều chỉnh ngày trong các ô E8E9, tiến hành lọc và ngay lập tức bạn sẽ có Sổ Nhật ký chung nhanh chóng và dễ dàng đúng không?

huong-dan-lap-so-nhat-ky-chung-tren-excel-5

Những điều cần chú ý

Dù phương pháp trên khá đơn giản và cho phép bạn lập Sổ Nhật ký chung một cách chính xác và linh hoạt, nhưng cũng có vài điều quan trọng cần lưu ý:

– Nếu liệu phát sinh trong Sheet DATA ít thì không vấn đề, song dữ liệu lớn, đến hàng chục, hàng trăm nghìn hàng thì File Excel của bạn sẽ phải làm việc cật lực, bởi vì sử dụng hàm IF đơn giản này đồng nghĩa với việc bạn cần phải tạo đủ các dòng dữ liệu tương ứng trong Sổ Nhật ký chung. Sử dụng quá nhiều công thức Excel có thể khiến File của bạn hoạt động không mượt mà.

– Nếu gặp tình huống trên phải làm sao? Rõ ràng là sẽ có cách giải quyết. Bạn có thể dùng VBA của Excel, hoặc SQL với hàm “HeoSQL” trong Add – Ins Siêu Marketing, hoặc thậm chí dùng công thức mảng, v.v… Có rất nhiều lựa chọn phải không nào. Tuy nhiên, bài viết này chủ yếu hướng dẫn việc sử dụng các hàm cơ bản của Excel mà hầu hết mọi người đều có thể thực hiện, nên các vấn đề phức tạp hơn sẽ không được đề cập đến, Siêu Marketing sẽ có các bài viết khác để hướng dẫn bạn về điều đó, cụ thể như sau:

Tổng kết

Siêu Marketing mong rằng bạn đã hiểu cách tạo Sổ Nhật ký chung trên Excel một cách đơn giản, hiệu quả và đặc biệt là nhanh chóng sau bài viết này. Công cụ này giúp phản ánh rõ ràng tình hình phát sinh trong kỳ và hoàn toàn có thể thích ứng với bất kỳ khoảng thời gian nào bạn muốn xem xét. File hướng dẫn chi tiết của bài viết này có thể được tải về từ link dưới đây:

Tải File hướng dẫn tại đây: Hướng dẫn lập Sổ Nhật ký chung trên Excel

Hướng dẫn lập Sổ Cái sử dụng hàm “HeoSQL”

Hướng dẫn tổng hợp công nợ phải thu khách hàng trên excel

Hướng dẫn cách lập sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa kế toán trên excel

Hướng dẫn cách lập sổ chi tiết tiền gửi tại các ngân hàng trên excel

Hướng dẫn làm sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt kế toán trên excel

Cách ghi chép bảng tổng hợp công nợ khách hàng

Tutorial for detailing customer payments in excel

Hướng dẫn lập bảng tổng hợp tài khoản ngân hàng trên excel

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop