Bài hướng dẫn biến đổi số (number) sang văn bản (text) sử dụng hàm TEXT

Bài viết dưới đây của Blog Siêu Marketing sẽ chỉ ra cách để bạn có thể chuyển số (number) sang chuỗi văn bản (text) bằng hàm TEXT, từ việc chuyển đổi số vào chuỗi, biến đổi định dạng qua Format Cells… đến sử dụng Text to Columns.

Ứng dụng hàm TEXT để chuyển số thành văn bản:

1. Bổ sung một cột phụ cạnh cột chứa số muốn đổi định dạng. Dùng cột D làm ví dụ.

2. Tại ô D2, đưa vào công thức =TEXT(C2,”0″). Trong đó, C2 chính là vị trí ô có số cần chuyển đổi.

3. Sử dụng tính năng fill handle để kéo và mở rộng công thức xuống toàn bộ cột.

Sử dụng cần kéo để áp dụng công thức cho cột

4. Lúc này, cột phụ sẽ có dữ liệu được căn lề bên trái theo công thức đã áp dụng.

Cột phụ sau khi được đổi định dạng sẽ có căn lề trái

5. Tiếp theo, cần chuyển đổi cột phụ từ công thức sang giá trị thực. Hãy chọn toàn bộ cột đó.

6. Nhấn Ctrl + C để copy cột, sau đó nhấn Ctrl + Alt + V để mở hộp thoại Paste Special.

7. Trong hộp thoại Paste Special, chọn mục Values ở phần Paste.

Bạn sẽ nhìn thấy một biểu tượng tam giác nhỏ ở góc phải trên cùng của các ô đã tính toán ở cột phụ, điều này cho thấy các giá trị trong cột đều đã được định dạng là text khi ở cột chính.

Cột phụ có thể được đổi tên và cột gốc có thể bị xóa, hoặc có thể chép kết quả về cột chính và loại bỏ cột phụ đi.

Lưu ý. Người dùng có thể điều chỉnh tham số thứ hai trong hàm TEXT của Excel để chỉ rõ cách định dạng số trước khi biến đổi:

=TEXT(123.25,"0") sẽ trả về kết quả là 123.

=TEXT(123.25,"0.0") sẽ trả về kết quả là 123.3.

=TEXT(123.25,"0.00") sẽ trả về kết quả là 123.25.

Để giữ các chữ số thập phân, hãy dùng =TEXT(A2,"General").

Chú ý. Khi bạn cần định dạng số tiền mà định dạng đó không có sẵn, giả sử cần chuyển số tiền không hiển thị dạng Bảng Anh (£) khi bạn dùng định dạng mặc định của phiên bản Excel Hoa Kỳ, bạn có thể dùng hàm TEXT để chuyển số tiền sang đơn vị Pounds bằng cách nhập: =TEXT(A12, “£ #,###,###.##”). Bạn chỉ việc nhập định dạng mong muốn vào trong dấu ngoặc kép -> nhập biểu tượng £ bằng cách giữ Alt và nhấn 0163 trên bàn phím số -> sau đó viết #,###.## theo sau biểu tượng £ để đặt phẩy để phân biệt giữa phần nguyên và phần thập phân, và chấm để tách các nhóm thập phân.

Sử dụng chức năng Format Cells để chuyển đổi số sang văn bản

Để thực hiện việc chuyển đổi số sang chuỗi văn bản một cách nhanh chóng, có thế dùng Format Cells…

1. Lựa chọn khu vực dữ liệu có số liệu cần thay đổi định dạng.

2. Chuột phải lên chúng và chọn Format Cells… từ menu xuất hiện.

Pick the Format Cells… option from the menu list

Lưu ý: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở nhanh cửa sổ Format Cells….

3. Khi hiện ra cửa sổ Format Cells, hãy lựa chọn mục Text trong tab Number và ấn OK.

Select the Text option and click OK

Dữ liệu của bạn sẽ được hiển thị căn lề bên trái, có nghĩa là chúng đã được đổi sang dạng text.

Cách thêm dấu nháy đơn để chuyển số sang định dạng văn bản

Đối với việc định dạng từ từ 2 đến 3 ô, bạn có thể áp dụng cách thêm dấu nháy đơn (”) đầu giá trị số.

Bạn chỉ cần double-click vào ô cần đổi và đặt dấu nháy đơn trước số liệu.

Add an apostrophe to convert number to test

Một tam giác nhỏ ở góc trái ô sẽ xuất hiện, đây không phải là cách hiệu quả nhất để chuyển từ number sang text, tuy nhiên nó rất tiện lợi cho việc chỉnh sửa vài ô đơn lẻ.

Phương pháp dùng Text to Columns để đổi từ số sang văn bản

1. Lựa chọn toàn bộ cột bạn muốn thay đổi.

2. Điều hướng đến tab Data và click vào icon Text to Columns.

Navigate to the Data tab in Excel and click on the Text to Columns icon

3. Nhấp qua hai bước đầu và tại bước 3, chọn Text trong phần Column data format.

Navigate to the Data tab in Excel and click on the Text to Columns icon

4. Click vào Finish và bạn sẽ thấy kết quả ngay.

Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi Siêu Marketing.

———

Excel không chỉ về các hàm cơ bản mà còn bao gồm cả việc sử dụng các công cụ hỗ trợ trong công việc. Các hàm như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH, hay các công cụ như Data validation, Conditional formatting, Pivot table,… đều rất cần thiết. Những kiến thức này có thể học được trong khóa học từ cơ bản tới chuyên nghiệp về Excel dành cho dân văn phòng.

Trương Thành Tài
0
    0
    Đơn hàng
    Đơn hàng trốngQuay lại Shop