Bài học việc dùng hàm VLOOKUP kèm hàm IF

Mọi người hẳn không xa lạ gì với hàm IF và VLOOKUP trong Excel. Nhưng đã bao giờ bạn áp dụng chúng cùng lúc trong một công thức để nâng cao hiệu suất chưa? Hãy cùng khám phá cách thức để ghi hàm IF ghép với VLOOKUP trong Excel cùng với Siêu Marketing:

Ví dụ 1: Sử dụng hàm IF để xử lý các trường hợp lỗi của VLOOKUP

Nguyên nhân khiến ô E2 trong hình trên hiện thông báo lỗi là do ô D2 không chứa dữ liệu nào, tức là Lookup_Value trống gây ra lỗi #N/A.

Sự cố này có thể được xử lý nếu chúng ta áp dụng hàm IF theo cách dưới đây:

  • Trả về giá trị rỗng nếu ô D2 (lookup_value của hàm VLOOKUP) không có dữ liệu
  • Sử dụng hàm VLOOKUP nếu ô D2 có giá trị

Ví dụ 2: Áp dụng hàm IF để chỉnh sửa vị trí cột tham khảo của hàm VLOOKUP

Trong trường hợp này, mục tiêu là thay đổi điều kiện ở ô E1 để kết quả của VLOOKUP tương ứng với điều kiện đó thay đổi theo.

Khi E1 là “Số tiền”, chúng ta phải:

Cột “Giới tính”: Cột số 3

Phương pháp liên kết hàm IF sẽ như sau:

Bảng tham khảo cần mở rộng để kết hợp cả cột C, không giống như ví dụ trước.

Ví dụ 3: Kiểm tra giá sản phẩm dựa vào sự thay đổi giá theo tháng

Dữ liệu như sau:

Ở bảng này, thời gian xảy ra bao gồm tháng 4 và 5, với mỗi tháng các sản phẩm lại có một mức giá khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm cách nào để xác định giá cả chính xác cho từng thời điểm đó?

Chúng ta cần xác định tháng phát sinh cho mỗi lần xuất hiện.

Bước 1: Dùng hàm MONTH để nhận biết tháng

Hàm MONTH giúp xác định giá trị tháng từ ô có thông tin ngày tháng.

Khi gọi MONTH(A2), kết quả sẽ là 4, MONTH(A5) thì là 5.

Bước 2: Sử dụng hàm IF để suy luận

Chúng ta sẽ dựa vào kết quả từ hàm MONTH để xác định bảng tham khảo cho VLOOKUP. Nếu kết quả là tháng 4, thì sẽ tham chiếu tới bảng giá tháng 4, nếu là tháng 5 thì đến bảng giá tháng 5.

Vì thế, công thức có thể viết như sau:

D2=IF(MONTH(A2)=4, tham chiếu thông qua VLOOKUP đến bảng tháng 4, tham chiếu đến bảng tháng 5).

Khi không phải là tháng 4, chúng ta sẽ giả sử là tháng 5.

Bước 3: Sử dụng VLOOKUP để tham chiếu

Nếu chúng ta tham chiếu bảng giá của tháng 4, công thức VLOOKUP sẽ được viết là:

=VLOOKUP(B2,G3:H7,2,0)

Trong đó:

  • B2 chính là tên sản phẩm cần tham khảo
  • G3:H7 là khu vực bảng tham khảo giá tháng 4 (ở đây có thể tính luôn dòng tiêu đề G2:H7 mà không sai)
  • Số 2 chỉ cột có kết quả cần lấy, tức giá sản phẩm tương ứng
  • Con số 0 ám chỉ việc tham khảo cụ thể theo tên sản phẩm

Nếu tham chiếu đến bảng giá tháng 5:

=VLOOKUP(B2,J3:K7,2,0)

Bước 4: Ghép nối các hàm trong một công thức

Một khi đã xác định từng hàm riêng lẻ, ta có thể ghép chúng vào một công thức chung:

D2=IF(MONTH(A2)=4,VLOOKUP(B2,G3:H7,2,0),VLOOKUP(B2,J3:K7,2,0))

Tuy nhiên, cần chú ý rằng bảng tham khảo giá của tháng 4 và tháng 5 cần được ấn định cụ thể. Trường hợp tham chiếu không chính xác dẫn đến kết quả sai lệch.

Khi thực hiện việc thiết lập công thức, chúng ta nên giữ nguyên vị trí tham chiếu để không làm thay đổi các vùng dữ liệu tham khảo.

Bạn có thể tham khảo bài viết: Cách để ô tham chiếu không bị thay đổi trong Excel.

Lúc này, công thức cần được điều chỉnh như sau:

=IF(MONTH(A2)=4,VLOOKUP(B2,$G$3:$H$7,2,0),VLOOKUP(B2,$J$3:$K$7,2,0))

Kéo thả công thức từ ô D2 xuống ô D8 để nhận được kết quả như sau:

Qua đó, giá của sản phẩm trong tháng 4 sẽ khác biệt so với tháng 5.

Với mọi cách tổ chức dữ liệu, ta luôn có thể điều chỉnh công thức để đạt kết quả mong muốn.

Chú ý:

Khi xây dựng công thức, cần phân tích từng bước cụ thể và làm rõ từng phần để dễ dàng ghép chúng thành một công thức hoàn chỉnh. Dù công thức có dài và phức tạp, chúng ta vẫn có thể hiểu và tự xây dựng nó.

Ví dụ 4: Kết hợp VLOOKUP cùng hàm IF để trả về kết quả TRUE/FALSE hoặc 1 và 0

Ví dụ 4.1: Nếu có danh sách hàng hóa trong kho và bạn muốn biết hàng nào đã hết chỉ bằng cách kiểm tra số lượng bằng 0 là “hết hàng” và số lượng lớn hơn 0 là “còn hàng”, bạn có thể sử dụng sự kết hợp giữa hàm VLOOKUP và IF như dưới đây:

Kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF trong Excel
Kết hợp hàm VLOOKUP và hàm IF trong Excel

Công thức này tra cứu số lượng sản phẩm Nho, và dựa trên kết quả, hàm IF quyết định trả về “Còn hàng” hoặc “Hết hàng”.

Đọc thêm: Cách sử dụng hàm vlookup có điều kiện trong Excel.

Ví dụ 4.2:Đối với tình huống biến động thị trường, ta có thể cần thiết lập mức tồn kho an toàn khác nhau. Giả sử đầu năm, mức tồn kho đảm bảo là 15 đơn vị được lưu tại ô G1. Để kiểm tra trạng thái tồn kho của sản phẩm “Táo”, bạn có thể dùng công thức giống như hình minh họa sau đây.

Kiểm tra tồn kho an toàn với VLOOKUP và hàm IF
Kiểm tra tồn kho an toàn với VLOOKUP và hàm IF

Ví dụ 4.3:Được trình bày hai danh sách: một danh sách hàng hóa trong kho và một danh sách hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu. Để biết hàng nào trong kho đủ điều kiện xuất khẩu, ta có thể kết hợp hàm VLOOKUP với IF và ISNA như trong hình minh hoạ dưới đây.

Kết hợp hàm VLOOKUP, IF, ISNA
Phối hợp hàm VLOOKUP, IF, ISNA

Áp dụng phối hợp hàm VLOOKUP cùng hàm IF để tính toán dựa trên điều kiện cụ thể

Ví dụ 4:Giả sử bạn đang quản lý một nhóm nhân viên kinh doanh, và cách tính hoa hồng cho họ khá đơn giản: nếu doanh số vượt quá 200, hoa hồng sẽ là 10% doanh số, và nếu doanh số không quá 200, nhân viên sẽ nhận 5% doanh số làm hoa hồng. Vấn đề này có thể giải quyết thông qua việc kết hợp sử dụng hàm IF lồng vào hàm VLOOKUP như hình minh họa dưới đây.

Kết hợp hàm IF và VLOOKUP trong tính toán hoa hồng
Kết hợp hàm IF và VLOOKUP trong tính toán hoa hồng

Xử lí lỗi #NA khi giá trị không được tìm thấy bằng VLOOKUP

Khi giá trị tìm kiếm không xuất hiện trong bảng dữ liệu trong quá trình sử dụng hàm VLOOKUP, kết quả đưa ra sẽ là lỗi #N/A. Để tạo ra một thông điệp dễ hiểu và có ý nghĩa cho người dùng, chúng ta có thể dùng sự kết hợp giữa hàm VLOOKUP và hàm IFNA để xử lý lỗi #N/A, cung cấp giá trị thích hợp thay thế như dưới đây.

=IFNA(value, value_if_na)

  • biến value có khả năng là một phép tính, giá trị số hay một tham chiếu đến ô nào đó trong Excel, li>
  • biến value_if_na là giá trị sẽ được trả về khi gặp lỗi #N/A
Phương pháp kết hợp hàm vlookup và ifna
Phương pháp kết hợp hàm vlookup và ifna

* Kết luận:

Bài viết đã trình bày 4 tình huống phổ biến mà việc kết hợp giữa hàm IF và hàm VLOOKUP được áp dụng. Hãy nhớ lấy để áp dụng một cách hiệu quả trong các tình huống cần thiết.

Việc kết hợp nhuần nhuyễn các hàm số đòi hỏi chúng ta phải hiểu rõ logic của bài toán. Từ đó mới xác định được hàm nào cần sử dụng và sắp xếp chúng một cách thích hợp.

Để sử dụng Excel hiệu quả trong công việc, không chỉ cần thành thạo ở các hàm Excel mà còn phải kiểm soát tốt các công cụ của chương trình. Các hàm nâng cao như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… và các công cụ như Data validation, Conditional formatting, Pivot table… đều quan trọng.

Bạn hoàn toàn có thể học được toàn bộ những kiến thức này qua các khóa học chuyên sâu.

Xem thêm: PHƯƠNG PHÁP KẾT HỢP HÀM VLOOKUP VỚI LỆNH IF – IF ISNA VLOOKUP

 

Trương Thành Tài

    [submission_id id-lien-he]

    0
      0
      Đơn hàng
      Đơn hàng trốngQuay lại Shop